Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej - z upoważnienia ministra -

na interpelację nr 16950

w sprawie przechowywania dokumentacji dotyczącej pracownika przez pracodawców

   Szanowna Pani Marszałek! W odpowiedzi na wystąpienie Pani Marszałek z dnia 24 kwietnia 2013 r., znak: SPS-023-16950/13, dotyczące interpelacji posłów Jana Warzechy i Bogdana Rzońcy w sprawie przechowywania przez pracodawców dokumentacji dotyczącej pracownika uprzejmie proszę o przyjęcie poniższych wyjaśnień.

   Analiza dotychczasowych rozwiązań prawnych, w tym powołanego w interpelacji rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), oraz argumenty podmiotów (przede wszystkim organizacji pracodawców), które zgłaszały potrzebę wprowadzenia regulacji umożliwiających archiwizowanie dokumentacji pracowniczej na nośnikach elektronicznych, wskazują na potrzebę podjęcia prac nad dopuszczeniem, jako alternatywnej do papierowej, elektronicznej formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Jednakże systemowe rozwiązanie tej kwestii wymaga działania nie tylko ze strony ministra pracy i polityki społecznej, ale także zmian w przepisach pozostających w kompetencji innych ministrów. Umożliwienie stosowania elektronicznej formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracowników wiąże się bowiem m.in. z problematyką ochrony danych osobowych, dodatkowymi gwarancjami w procedurach sądowych, a także z kosztami przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną.

   Biorąc pod uwagę powyższe, rozważane jest - z inicjatywy Ministerstwa Gospodarki - powołanie zespołu roboczego, którego zadaniem byłoby opracowanie nowych rozwiązań systemowych w zakresie wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentów pracowniczych, w tym w postaci elektronicznej. Zasadne wydaje się, żeby w skład tego zespołu weszli przedstawiciele Ministerstwa Gospodarki, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, Ministerstwa Sprawiedliwości, głównego inspektora ochrony danych osobowych, archiwum państwowego oraz Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Jednakże rozpoczęcie prac merytorycznych nad nowelizacją przepisów powinno być poprzedzone szczegółowym przeglądem wszystkich dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej pod kątem autentycznej konieczności ich gromadzenia i przechowywania dla potrzeb wykazywania uprawnień pracowniczych, w szczególności z zakresu ubezpieczeń społecznych.

   Jednocześnie należy podkreślić, że krokiem w kierunku dopuszczenia stosowania formy elektronicznej w stosunkach pracy jest propozycja zawarta w projektowanej zmianie przepisów Kodeksu pracy o czasie pracy (druk sejmowy nr 1105). Zgodnie bowiem z projektem ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych, nad którym obecnie trwają prace w sejmowej Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach, rozkład czasu pracy danego pracownika będzie mógł być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy czasu pracy, obejmujący jednak co najmniej 2 miesiące.

   Jednocześnie przedstawiam wyjaśnienia prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej do celów emerytalno-rentowych.

   ˝Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń - w celu ustalenia prawa do świadczeń oraz ich wysokości - ubezpieczeni zobowiązani są m.in. do przedstawiania okoliczności mających wpływ na prawo lub wysokość świadczeń oraz przedkładania stosownych środków dowodowych.

   Dokumentami potwierdzającymi wysokość wynagrodzeń w celu ustalenia (przeliczenia) podstawy wymiaru emerytury jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca stosowne wpisy o okresach zatrudnienia i wysokości osiąganego w tych okresach wynagrodzenia.

   Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące przepisy emerytalno-rentowe dają ubezpieczonym możliwość wskazania do podstawy wymiaru emerytury lub renty zarobków z 20 lat kalendarzowych przypadających przed rokiem zgłoszenia wniosku o świadczenie, wybranych z całego okresu pracy zawodowej (podlegania ubezpieczeniu), co w praktyce oznacza możliwość wskazania zarobków nawet sprzed 50 lat.

   W związku z sygnalizowanymi przez osoby ubezpieczone problemami z dokumentowaniem zarobków dopuszczono możliwość potwierdzania przez pracodawcę (lub jego prawnego następcę) wysokości zarobków na podstawie dokumentacji z akt osobowych pracownika (umowa o pracę, angaże, pisma o powołaniu, mianowaniu oraz inne pisma określające wynagrodzenie danej osoby), pod warunkiem że wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia została w tych dokumentach określona kwotowo, a wykazane składniki podlegały składce na ubezpieczenie społeczne.

   Obowiązujące do końca 1990 r. przepisy o archiwizacji zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez okres 12 lat, natomiast akt osobowych przez okres 50 lat od zwolnienia pracownika.

   W związku z powyższym ustawodawca przesądził, w art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, o obowiązku przechowywania dokumentacji płacowej przez 50 lat. Powyższy przepis stanowi ochronę interesu ubezpieczonych jako strony słabszej w stosunkach z płatnikiem składek (pracodawcą).

   Przyjęcie jako podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne - za okres pracy, w którym nie można wskazać faktycznie uzyskiwanych zarobków - kwoty obowiązującego w tym okresie najniższego wynagrodzenia za pracę nie jest rozwiązaniem satysfakcjonującym, bowiem pozbawia możliwości uzyskania wyższego świadczenia.

   Zniesienie uregulowania co do obowiązków pracodawców w zakresie terminu przechowywania dokumentacji płacowej pracowników lub też skrócenie okresu jej przechowywania mogłoby spowodować eskalację problemów z udokumentowaniem zarobków przez osoby ubezpieczone.

   Jednocześnie należy zauważyć, że przepisy emerytalno-rentowe nie zawierają regulacji odnośnie do formy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma zatem swobodę w wyborze metody prowadzenia tej dokumentacji - elektronicznie bądź w postaci kartoteki.˝

   Dodatkowo prezes ZUS wskazał, że obecnie brak jest jednak uregulowań, które umożliwiałyby przyjęcie jako dowodu, m.in. na potwierdzenie wysokości osiąganych zarobków do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia, dokumentacji wystawionej w formie elektronicznej.

   Z poważaniem

   Podsekretarz stanu

   Marek Bucior

   Warszawa, dnia 14 maja 2013 r.